Promoteringsplan (promoplan)
Tekst: Anne Berentsen, Kulturmeglerne
En promoteringsplan kan være et kort lite notat om hvem som skal gjøre hva, eller en lengre, mer detaljert plan. Uansett er det viktig å tenke gjennom hvem som er målgruppen og hvilke tiltak man vil satse på i god tid før arrangementet.
Under finner du et eksempel på hva en promoteringsplan kan inneholde. Husk at promoplanen må tilpasses prosjektet/arrangement og ambisjonsnivå. Den kan være betydelig mindre innholdsrik enn malen under!
Mal for promotering
Fakta
- Tittel på arrangementet
- Produsent/prosjekteier
- Samarbeidspartnere (hvis aktuelt)
- Premiere/spilleperiode
- Billettslipp (hvis aktuelt)
Målgrupper
- Hvem henvender arrangementet/prosjektet seg til? Stikkord: Alder, kjønn, sosiografiske trekk o.l.
- For større arrangement: Del gjerne inn i primærmålgrupper (viktigste publikum), sekundærmålgrupper og/eller nisjemålgrupper (fag-/interessegrupper knyttet til yrke/hobby/interesse o.l.).
Les også: Hvordan nå frem i mediestøyen
Målsetting
- Antall solgte billetter/publikum (ved større arrangement):
- Annet (så som endre holdninger, veldedighet, vekke oppmerksomhet om en særskilt sak/problemstilling o.l.)
Posisjonering (ved større arrangement)
- Hvordan skiller prosjektet seg ut fra andre likende prosjekt?
- Fins det konkurrerende prosjekter man må være oppmerksom på?
Budskap
- Kort beskrivelse av prosjektet. Gjentas i all skriftlig og muntlig informasjon om arrangementet, i kommunikasjon med media o.l.
- Kort beskrivelse av prosjektet. Gjentas i all informasjon om arrangementet, i kommunikasjon med media o.l.
Les også: Hvordan nå frem i mediestøyen
Salgsargument
Liste over alle kvaliteter ved prosjektet som kan brukes i PR-arbeidet, så som:
- Kjente navn blant medvirkende, på og bak scenen?
- Jubileum?
- Antall på og bak scenen?
Hovedutfordringer for salgs- og markedsføringsarbeidet (ved større arrangement)
- Hva er hindringene for å nå målsettingen? Tid på året? Været? Konkurranse med andre arrangementer i samme tidsrom? Intern organisering? Mangel på ressurser?
- Hvilke strategier har dere for å håndtere eventuelle utfordringer dere kan ta hensyn til og få gjort noe med?
Pressestrategi
Kort beskrivelse av hvordan man vil jobbe med pressen:
- Hvilke medier når målgruppen best? Hva kan man tilby disse mediene? Hvilke mulige historier fins? Når bør saker publiseres? Skal det sendes ut en pressemelding?
- Hvis dere har mange mulige historier: Systematiser dem i en presseplan som viser hvilke medier som kan kontaktes om hva, når.
- Skal det sendes ut en pressemelding? Til hvem? Når?
- Hvem er ansvarlig? Kan oppgavene legges til et PR-team? Når må arbeidet settes i gang?
- Kan kommunen kulturskolen eller andre ressurspersoner bidra på noe vis?
Markedsførings- og salgsstrategi
Kort beskrivelse av hvordan en vil jobbe med eventuelt billettsalg:
- Økonomi: Har prosjektet et markedsføringsbudsjett? Hvilke tiltak kan settes i gang innenfor dette? Kan man samarbeide med noen for å få ned kostnader? Fins det lokale sponsorer som kan tenke seg å bidra? Hva med kulturhuset i kommunen? Har de faste annonseflater man kan få være en del av? Eller gode rabattavtaler man kan nyte godt av?
- Når skal eventuelle billetter slippes? Hvordan? Alt på en gang? Hva med gruppesalg?
- Hva slags miks av betalt reklame skal benyttes? Hvordan når man primærmålgruppen? Lokalavis/riksavis/nett/radio/tv/sponsing av poster i sosiale medier/digitale kanaler
Mulige markedsføringstiltak:
- Plakater: Tenk på distribusjon! Hvor bør de henges opp? Hvem skal gjøre jobben?
- Flyere: Tenk på distribusjon! Hvor kan de sendes ut? Hvem skal gjøre jobben?
- Annonser, på nett og papir: Hvilke medier når målgruppa? Når bør annonsen på trykk?
- Når må arbeidet settes i gang?
Øvrige informasjonstiltak
Beskrivelse av hvordan man vi jobbe med andre tiltak, sosiale medier etc.
Hva annet kan gjøres for å nå ut? Når må tiltakene settes i verk?
- Bilder, video, levende lyd: Sørg for gode bilder og/eller video og/eller lyd, både i forkant av arrangementet og som dokumentasjon.
- Sosiale medier: Hvilke kanaler kan benyttes? Hva skal man gjøre? Hor ofte skal man poste/dele? Har man budsjett til å sponse enkeltposter? Skal det opprettes et arrangement på Facebook? Har man en filmsnutt som kan brukes? Bilder? Hvem kan settes på oppgaven?
- Kan det etableres et «street team» av hjelpere som bidrar med spredning av eventuelle plakater og flyere, deling av informasjon i sosiale medier o.l.?
- Gratis arrangementskalendere på nett, hva fins i ditt område?
PR-team
- Hvem er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av tiltakene? Kan oppgavene legges til et PR-team?
Relevant dokument: Promoteringsplan – mal (docx) / Promoteringsplan – mal (pdf)