Promoteringsplan (promoplan)

Tekst: Anne Berentsen, Kulturmeglerne

En promoteringsplan kan være et kort lite notat om hvem som skal gjøre hva, eller en lengre, mer detaljert plan. Uansett er det viktig å tenke gjennom hvem som er målgruppen og hvilke tiltak man vil satse på i god tid før arrangementet.

Under finner du et eksempel på hva en promoteringsplan kan inneholde. Husk at promoplanen må tilpasses prosjektet/arrangement og ambisjonsnivå. Den kan være betydelig mindre innholdsrik enn malen under!

Mal for promotering

Fakta

• Tittel på arrangementet
• Produsent/prosjekteier
• Samarbeidspartnere (hvis aktuelt)
• Premiere/spilleperiode
• Billettslipp (hvis aktuelt)

 

Målgrupper

• Hvem henvender arrangementet/prosjektet seg til? Stikkord: Alder, kjønn, sosiografiske trekk o.l.
• For større arrangement: Del gjerne inn i primærmålgrupper (viktigste publikum), sekundærmålgrupper og/eller nisjemålgrupper (fag-/interessegrupper knyttet til yrke/hobby/interesse o.l.).

Les også: Hvordan nå frem i mediestøyen

 

Målsetting

• Antall solgte billetter/publikum (ved større arrangement):
• Annet (så som endre holdninger, veldedighet, vekke oppmerksomhet om en særskilt sak/problemstilling o.l.)

 

Posisjonering (ved større arrangement)

• Hvordan skiller prosjektet seg ut fra andre likende prosjekt?
• Fins det konkurrerende prosjekter man må være oppmerksom på?

 

Budskap

• Kort beskrivelse av prosjektet. Gjentas i all skriftlig og muntlig informasjon om arrangementet, i kommunikasjon med media o.l.

• Kort beskrivelse av prosjektet. Gjentas i all informasjon om arrangementet, i kommunikasjon med media o.l.

Les også: Hvordan nå frem i mediestøyen

 

Salgsargument

Liste over alle kvaliteter ved prosjektet som kan brukes i PR-arbeidet, så som:

• Kjente navn blant medvirkende, på og bak scenen?
• Jubileum?
• Antall på og bak scenen?

 

Hovedutfordringer for salgs- og markedsføringsarbeidet (ved større arrangement)

• Hva er hindringene for å nå målsettingen? Tid på året? Været? Konkurranse med andre arrangementer i samme tidsrom? Intern organisering? Mangel på ressurser?
• Hvilke strategier har dere for å håndtere eventuelle utfordringer dere kan ta hensyn til og få gjort noe med?

 

Pressestrategi

Kort beskrivelse av hvordan man vil jobbe med pressen:

• Hvilke medier når målgruppen best? Hva kan man tilby disse mediene? Hvilke mulige historier fins? Når bør saker publiseres? Skal det sendes ut en pressemelding?
• Hvis dere har mange mulige historier: Systematiser dem i en presseplan som viser hvilke medier som kan kontaktes om hva, når.
• Skal det sendes ut en pressemelding? Til hvem? Når?
• Hvem er ansvarlig? Kan oppgavene legges til et PR-team? Når må arbeidet settes i gang?
• Kan kommunen kulturskolen eller andre ressurspersoner bidra på noe vis?

 

Markedsførings- og salgsstrategi

Kort beskrivelse av hvordan en vil jobbe med eventuelt billettsalg:

• Økonomi: Har prosjektet et markedsføringsbudsjett? Hvilke tiltak kan settes i gang innenfor dette? Kan man samarbeide med noen for å få ned kostnader? Fins det lokale sponsorer som kan tenke seg å bidra? Hva med kulturhuset i kommunen? Har de faste annonseflater man kan få være en del av? Eller gode rabattavtaler man kan nyte godt av?
• Når skal eventuelle billetter slippes? Hvordan? Alt på en gang? Hva med gruppesalg?
• Hva slags miks av betalt reklame skal benyttes? Hvordan når man primærmålgruppen? Lokalavis/riksavis/nett/radio/tv/sponsing av poster i sosiale medier/digitale kanaler

Mulige markedsføringstiltak:

• Plakater: Tenk på distribusjon! Hvor bør de henges opp? Hvem skal gjøre jobben?
• Flyere: Tenk på distribusjon! Hvor kan de sendes ut? Hvem skal gjøre jobben?
• Annonser, på nett og papir: Hvilke medier når målgruppa? Når bør annonsen på trykk?
• Når må arbeidet settes i gang?

 

Øvrige informasjonstiltak

Beskrivelse av hvordan man vi jobbe med andre tiltak, sosiale medier etc.

Hva annet kan gjøres for å nå ut? Når må tiltakene settes i verk?

• Bilder, video, levende lyd: Sørg for gode bilder og/eller video og/eller lyd, både i forkant av arrangementet og som dokumentasjon.

• Sosiale medier: Hvilke kanaler kan benyttes? Hva skal man gjøre? Hor ofte skal man poste/dele? Har man budsjett til å sponse enkeltposter? Skal det opprettes et arrangement på Facebook? Har man en filmsnutt som kan brukes? Bilder? Hvem kan settes på oppgaven?

• Kan det etableres et «street team» av hjelpere som bidrar med spredning av eventuelle plakater og flyere, deling av informasjon i sosiale medier o.l.?
• Gratis arrangementskalendere på nett, hva fins i ditt område?

 

PR-team

• Hvem er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av tiltakene? Kan oppgavene legges til et PR-team?

Relevant dokument: Promoteringsplan – mal (docx) / Promoteringsplan – mal (pdf)