Forventningsavklaring - en øvelse
Forventningsavklaring
Tekst: Torkel Øien
Hensikten med en forventningsavklaring er at prosjektleder og prosjektmedarbeidere har avstemt forventningene til prosjektet og til hverandre. Dette både med tanke på jobben som skal utføres, mål og oppgaver, og hva som forventes av en leder og en medarbeider.
Lytt til hverandres forventninger og vær tydelig på hvilke forventninger dere vil og kan leve opp til, hvilke dere bør og kan innfri, og hvilke som er urealistiske eller uhensiktsmessige.
En forventningsavklaring kan bidra til at dere unngår misforståelser og konflikter, og det vil forsterke og klargjøre ambisjoner og målsettinger.
Hva bør avklares
Allerede på første prosjektmøte bør det være satt av tid til å avklare forventninger. Det er avgjørende at alle utfordres på dette, og at alle bidrar. Etter at dere har snakket om hverandres forventninger, kan dere i fellesskap forsøke å komme frem til noen felles retningslinjer eller punkter. Det er viktig å være konkrete, slik at det ikke er altfor mye rom for tolkning. Under finner du temaer som kan diskuteres – her er det mange muligheter:
- Hvem kan bidra med hva i kompetanse og oppgaver?
- Skal alle bidra med like mye tid?
- Når og hvordan skal det jobbes?
- Er det noe som gjør at enkelte ikke kan bidra på lik linje med andre?
- Hvor mye kan prosjektleder forvente av den enkelte, og hvor mye kan forventes av prosjektleder?
- Hva vil vi oppnå med prosjektet?
Spør i tide – før dere starter prosjektet
Nedenfor er eksempler på spørsmål som egner seg for evaluering. De kan gjerne også benyttes i starten av et prosjekt, men aller helst både i startfase og avslutningsfase.
- Hvilke forventninger hadde du som prosjektleder/prosjektmedarbeider til samarbeidet?
- I hvilken grad ble dine forventninger innfridd?
- Hvilke forventninger tror du de andre hadde til deg?
- I hvilken grad tror du deres forventninger ble innfridd?
Hvordan spille hverandre gode
Mange kommenterer ofte at de hadde urealistiske forventinger da de ledet et prosjekt for første gang. Selv dyktige medarbeidere som presterer godt og rekrutteres internt, kan føle på dette. Grunnen er at de ikke alltid har en sterk nok bevissthet rundt relasjonsdelen av lederrollen – altså forskjellen på å lykkes selv og å lykkes gjennom andre.
Skriv ned hva dere er enige om – det kan for eksempel være noe av dette:
- At gruppen gir hverandre konstruktiv kritikk under idémyldringsfasen
- At alle er engasjerte og yter sitt beste ut ifra forutsetningene
- At alle sier ifra hvis de ikke kan komme, så organiseringen kan gjøres med hensyn til dette
- At alle gjør oppgavene som hører til under sin rolle
- At det ikke er et individuelt prosjekt: Alle må samarbeide slik at resultatene blir noe alle i fellesskapet kan stå for
- At prosjektleder skal spille de andre gode, blant annet gjennom regelmessig, åpen og nyttig info
Forventningsavklaring - en øvelse
Tekst: Torkel Øien
En oversikt over forventninger kan gjerne fylles ut på første prosjektmøte, både som en refleksjon for den enkelte og som en inngang til felles diskusjon og refleksjon rundt arbeidet i prosjektet.
Om dere ikke kjenner hverandre fra før, kan det være lurt å vente med del 2 til dere er trygge på og ærlige med hverandre.
Formulering av disse forventningene er også godt underlag for evalueringsarbeidet til slutt i prosjektet.
Del 1 – Dine forventninger
Skriv ned, kort og konkret, dine forventninger til:
- Prosjektleder
- Hva forventer du av den som leder prosjektet?
- På hvilken måte kan prosjektlederen sørge for at du bidrar best mulig?
- Prosjektet
- Hva ønsker du sitte igjen med av erfaringer og opplevelser når prosjektet er avsluttet?
- Hva ønsker du at dere skal oppnå?
- Prosjektmedarbeiderne
- Hva forventer du av de andre i prosjektgruppen?
- Hvordan forventer du at teamet skal fungere?
- Deg selv
- Hva kan de andre forvente av deg?
- Hvordan kan du bidra på en best mulig måte?
Del 2 – Å dele sine forventninger med andre
I del 2 deler dere forventningene med hverandre.
- Snakk om hvilke forventninger dere har, sett dem opp mot hverandre og diskuter realisme og hensiktsmessighet.
- Sorter og skriv opp forventninger dere kan enes om, og konkretiser hva den enkelte må gjøre for å leve opp til forventingene.
- Dokumenter konklusjonene deres og legg dette på et sted som er tilgjengelig for alle.
Eksempel: Familieferie
Et eksempel på en nyttig forventningsavklaring kan være «familieferie». Hvordan sørger vi for at alle opplever at ferien har vært bra for den enkelte? Spør alle hva de forventer av en ferie og hva alle forventer av hverandre. Dermed kan familieferien planlegges for at alle skal få gjøre noe av det de ønsker seg.
Når alle forventninger er klarlagte, er neste skritt å avklare rollene til den enkelte.
Les også: Rollefordeling