Kommunikasjon og coaching
Tekst: Lisbeth Wathne Svinø
Kommunikasjon og coaching er kjempestore temaer, så det du får her er bare et lite grunnlag for videre utforskning.
Kommunikasjon
Du får i dette avsnittet noen modeller som kan bidra til bevisstgjøring rundt temaet. Det er opp til deg selv å arbeide med din egen kommunikasjon slik det er mest hensiktsmessig for deg.
Hvis du ønsker å gå i dybden på temaet, anbefales en personlighetstest eller en atferdsanalyse. Men dog kun i samarbeid med profesjonelle og sertifiserte aktører, som gir deg tilbakemelding på en god måte slik at utvikler din egen personlige kommunikasjon.
Coaching vs. coachende måte å arbeide på
Her får du noen tips om hvordan du kan bruke helt elementære og grunnleggende verktøy fra coachingverdenen inn i din arbeidssituasjon, uansett om du underviser, er leder, arbeider i prosjekt, eller hva det måtte være.
Begrepet coaching brukes i et utall forskjellige sammenhenger, og på forskjellige måter. Coach er ikke en beskyttet tittel, og det er derfor mange ulike måter å bedrive coaching på. Men det fins en internasjonal bransjeorganisasjon, International Coach Federation, som har etiske retningslinjer og kjernekompetanser.
Råd om kommunikasjon
Tekst: Lisbeth Wathne Svinø
Kommunikasjon brukes i dette kapitlet ikke om PR- og markedskommunikasjon, men i henhold til definisjonen under.
Kommunikasjon (fra latin: communicare, «gjøre felles») har betydninger som «å melde, meddele, underrette om, stå i forbindelse med» og er en betegnelse på overføring eller utveksling av informasjon eller kunnskap mellom personer.
Kommunikasjon mellom personer krever en sender, et budskap og en mottaker.
Det sies at det vi kommuniserer er
- 7 prosent ved ord
- 38 prosent ved tonefall
- 55 prosent ved kroppsspråk
Det vil si at opptil 93 prosent kommuniseres uten ord! Den eksakte prosentsatsen er ikke så viktig, men vi må være bevisst på at i en personlig kommunikasjon, ansikt til ansikt, teller ordene i seg selv veldig lite, og «innpakningen» mye mer enn det vi kanskje tenker over. Du kan altså ikke ikke-kommunisere. Husk at det også er slik per telefon. Selv om ordene her teller mer, sies det at kommunikasjon ved ord er nede i 15 prosent når man snakker i telefon.
Kommunikasjonsstøy
Hva kan støy være?
Støy i denne sammenhengen er det som kommer i veien for at god kommunikasjon oppnås. Det kan være
- bråk/støy fra maskiner, vifter …
- språk- og kulturforskjeller
- stress. Er du stresset, påvirker dette ofte din måte å kommunisere på
- at mange snakker samtidig
- svikt i konsentrasjon
De fleste av oss har sikkert lekt hviskeleken. Det er sjelden budskapet man starter med kommer ut på samme måte hos sistemann. Dette skyldes at det mellom første og siste ledd er støy.
Joharis vindu
Joharis vindu er en modell for ulike sider ved en kommunikasjon. Den forteller noe om åpenhet i mellommenneskelig kommunikasjon. Navnet på modellen kommer fra to psykologer som utviklet den på 50-tallet: Joseph Luft og Harrington Ingham.
Søker du på nettet kan du finne mange bilder og mye forskjellig informasjon om modellen.
Her får du bare en liten introduksjon til modellen:
Blindpunktet representerer det blinde jeget; det jeg ikke vet om meg selv (ukjent av jeget) men det andre vet om meg (kjent av andre).
Bak fasaden representerer det skjulte jeget; det jeg vet om meg selv (kjent av jeget) men det andre ikke vet (ukjent av andre).
Det ukjente feltet representerer det ukjente jeget; det jeg ikke vet om meg selv (ukjent av jeget) det andre ikke vet (ukjent av andre).
Arena representerer det som er kjent for både jeget og de andre.
Ifølge teorien har personer med et stort åpent felt de beste forutsetningene for å kommunisere og samhandle med andre. Personen har da gjerne lett for å kommunisere, og både å ta imot og gi ut informasjon. Faren for misforståelser og feiltolkninger i kommunikasjonen vil med dette utgangspunktet være redusert.
Men det er ikke alltid ønskelig å være i det åpne feltet. Det er ikke nødvendigvis meningsfylt å være mye til stede i det åpne vinduet gjennom møter med tilfeldige personer, eller fjerne kontakter. I dette kan altså en selvbevisst person velge å tilpasse seg omgivelsene gjennom å redusere eller forsterke sine kommunikative egenskaper. For andre mindre selvbevisste personer vil kontekst og omgivelser kunne påvirke størrelsen på de ulike vinduene.
Typer kommunikasjon i Joharis vindu
Den åpne har en stor arena. For en åpen og ærlig person vil dette feltet kunne fremstilles som større og dominerende i vinduet. Dette skjer gjennom økt eksponering og synlighet, men også gjennom å være inkluderende, lyttende og mottakelig for feedback.
Synseren har et stort blindt felt. Personen er gjerne åpen på egne mål og følelser, men viser ikke samme evne til å lytte og ta hensyn til andres meninger.
Den spørrende har et stort fasadefelt. Personen holder gjerne egne meninger for seg selv, men er spørrende og nysgjerrig på andres meninger og innspill.
Muslingen, eller den tause, har et stort ukjent felt. Et stort ukjent felt viser en person som ikke er bevisst på hvordan andre ser og tolker seg, men som andre heller ikke vet så mye om.
En vurdering av størrelsen i de fire feltene i Joharis vindu vil bestå av forholdsvis subjektive vurderinger, enten vurderingen er av egne eller andres kommunikative egenskaper.
Bruk av Joharis vindu
Joharis vindu benyttes for å oppnå økt selvinnsikt og for å optimalisere samarbeid og effektivitet i grupper og organisasjoner. Dette gjøres gjennom å øke åpenheten i samspillet med andre. En kombinasjon av egen åpenhet og tydelighet, og samtidig fokus på å være lyttende og iakttakende, medvirker til at arenaen for åpenhet vokser, og de andre vinduene blir mindre. Ved å redusere fokus på fasade, og gjennom økt bevissthet på egen blind kommunikasjon, vil det åpne feltet bli større. Fasaden kan bli redusert gjennom økt åpenhet, og det blinde feltet kan bli redusert gjennom å ta seg tid til å lytte og tilpasse seg innspill fra andre.
Pull – push
Søker du på nettet på «push vs. pull communication», får du opp ulike varianter av modellen nedenfor. Modellen gir et godt bilde av ulike måter å «løse problemer» for andre på.
Ikke heng deg opp i at det står ledelse. Modellen kan brukes i alle former for kommunikasjon.
Ulik adferd
Vi har alle ulik adferd, altså forskjellige måter å være på. Det kan være greit nok å vite at vi alle er forskjellige, men det kan også være en god idé å ha et bevisst forhold til hva som påvirker ens egen adferd. Spesielt hvis en ønsker så god kommunikasjon som mulig med andre personer.
Hva kan påvirke adferden?
Atferdsanalysen LIFO-metoden skisserer det på denne måten:
Vår adferd bestemmes av
- situasjonen vi er i
- personlighet – bagasjen vi har med oss
- rollen vi har
Noe som også spiller inn, er vår situasjon:
- Medgangssituasjon. Når tingene går greit for oss.
- Motgangssituasjon. Når det er stress eller konflikter eller trussel om det.
Er dette noe du kunne tenke deg å se litt mer på? LIFO® er et verktøy for adferd, ikke en personlighetstest – en viktig forskjell.
Grunnleggende i all kommunikasjon er å være «her og nå» som det heter i mange coachingsammenhenger, og dette bringer oss over til temaet coaching.
Råd om coaching
Tekst: Lisbeth Wathne Svinø
Coaching sammenliknes ofte med for eksempel veiledning og mentoring.
I de to sistnevnte blir det ofte diskutert og funnet løsninger sammen. I en coachingsamtale etter ICFs retningslinjer, holder coachen seg helt tilbake mens fokuspersonen (coachee), er den som velger tema og bestemmer retning.
Det viktigste verktøyet er bevisstheten rundt forholdet mellom hvor mye vi snakker og hvor mye vi lytter. I noen sammenhenger ønsker noen vår mening, i andre forteller vi bare det vi mener.
Ved en coachende væremåte holder vi oss mer tilbake enn det vi først kanskje hadde tenkt. Rett og slett ved å «holde munn», eller ved å stille noen gode spørsmål. Vi har det vi kaller coachende tilbakemelding. Det kan være som nevnt ovenfor at noen spør om tilbakemelding.
Tipset er da: Vent med dine egne synspunkt.
Spør i stedet: «Hva synes du selv har vært bra?». Eller «Hvis noe kunne ha vært annerledes, hva kunne det ha vært?».
Eller hvis noen spør om din mening, svar for eksempel: «Dette har du sikkert tenkt mye på selv, hva tenker du selv …?».
Prøv det noen ganger i ulike situasjoner og se hva som skjer. Ofte kommer det da nemlig frem litt andre synspunkter og tanker enn hvis du ikke hadde stilt disse spørsmålene.
Lytting
Hvordan lytter du? Vi snakker da ikke om det å høre, men om å lytte. Det er en vesensforskjell på de to. I coaching bruker vi begrepet lyttenivå - nivå 1, 2 og 3.
Lyttenivåene kalles forskjellig etter hvilken coachretning eller skole du oppsøker. Susann Gjerde omtaler lyttenivåene slik i boka «Coaching. Hva-Hvorfor-Hvordan»:
- Nivå 1: Indre lytting. Du er inne i ditt eget hode, lar deg forstyrre av egne opplevelser, minnebilder og assosiasjoner. Du er mer opptatt av å finne neste spørsmål enn å lytte til hva som blir sagt. På dette nivået er målet ofte å tilfredsstille egne behov.
- Nivå 2: Fokusert lytting. Du hører hva den du lytter til sier og følger opp med utdypende, åpne spørsmål. Du er til stede der og da for den du snakker med. Ditt fokus er rettet mot å forstå og få tak i helheten og detaljene, mot sammenheng, relevans og lignende.
- Nivå 3: Global lytting. Du «lytter» også til det som ikke blir sagt direkte, det som ligger mellom linjene. Du legger merke til kroppsspråk, tonefall, stemmebruk og ord, og stiller utdypende spørsmål deretter. Dersom du leser noe mellom linjene, kan du stille oppfølgingsspørsmål.
På høyere lyttenivå legger du deg selv til side, og fokuserer 100 prosent kommunikasjonen fra motparten. Du hører ikke bare hva som sies, du merker deg også skifte i sinnsstemningen, endringer i energinivået, og kan stille spørsmål knyttet til det. For eksempel: «Jeg ser du smiler når du forteller om dette, hva betyr det»?
Aktiv lytting betyr at du bekrefter at du har forstått ved å gjenta det som er sagt, nikke eller lignende.
Det er ikke meningen at du skal være på et høyt lyttenivå hele tiden. Det viktige er din egen bevissthet på hvordan du lytter i ulike situasjoner.
Åpne spørsmål
Åpne spørsmål er et annet grunnleggende element i en coachende væremåte. Åpne spørsmål bidrar til at folk forteller.
Eksempler er
- hvem?
- hva?
- hvor?
- når?
- hvordan?
Merk: Vær forsiktig med å bruke spørreordet hvorfor. Det bidrar til at folk kommer i forsvarsposisjon og føler at de må forklare seg eller rettferdiggjøre noe. Bruk det sjelden!
Avsluttende råd
Vær fleksibel i tilnærmingsmåten du har til andre mennesker.
Legg merke til hva som fungerer, og gjør alltid mer av det som virker, og dermed mindre av det som ikke virker.