Norsk kulturskoleråd Nordea

Kulturskolebanken

En verktøykasse for kulturproduksjoner

Prosjektarbeid

Av Torkel Øien

I veldig mange oppgaver knyttet til forestillinger og fremføringer er prosjektorganisering en hensiktmessig arbeidsform. Et prosjekt er en arbeidsform hvor en gruppe mennesker settes sammen for å løse en bestemt oppgave innen en avgrenset tidsperiode.

I kulturskolen og andre kulturinstitusjoner er det veldig vanlig å drive slikt arbeid – du kan si at noe av det arbeidet som gjøres er prosjektorganisert, men er likevel en del av den daglige driften, fordi det er «selvsagt» at organisasjonen i stor grad skal gjennomføre forestillinger, utstillinger og konserter.

Kjennetegn på prosjekter er for eksempel:

  • Definerte mål
  • Definert tidsramme
  • Avgrensede aktiviteter
  • Kostnadsramme
  • Ressursavklaring
  • Egen organisering
  • Egen styring
  • Utprøving av nye idéer
  • Gjennomføring av bestemte oppgaver

 

Hvordan

Det er mange måter å organisere prosjektarbeid på. Det er viktig å ta stilling til en rekke punkter før og i oppstarten av et nytt prosjekt. Ikke minst er arbeidet med mål, forventninger, roller og ansvarsfordeling viktig.

En av måtene å sikre kvalitet i dette på, er å lage seg en mal for oppstartsmøtet og oppstartsfasen.

Her er et forslag til hva dere kan ta stilling til ved prosjektoppstart. (Dere må selvsagt ta stilling til det som er relevant for dere).

 

Fremdriften i et prosjekt

For å lykkes i et slikt teamarbeid, er det nødvendig å sette opp hvilke avgjørelser og aktiviteter som må til for å nå målene for prosjektet. Det er avgjørende at prosjektet har en klar plan for hvem som skal gjøre hva, når, og med hvem. Her finner du et forslag til fremdriftsplan.

 

Forventningsavklaring

Noe av det viktigste et team kan gjøre for å fungere optimalt, er så tidlig som mulig å avklare sine forventninger til ledelse, medarbeidere, mål og arbeidsform. Her er noen tanker om dette og en enkel øvelse for å avklare forventninger.

 

Roller i prosjektarbeidet

For å få et team til å fungere optimalt for den oppgaven det er satt til å utføre, er det viktig med en god besetning. Et fotballag har sjelden 11 keepere på banen – det er avgjørende med kompletterende kompetanse og personlige egenskaper. Her er noen tanker om roller i prosjektarbeidet.

 

Litteratur

Vil du lese mer om prosjektarbeid, kan du for eksempel sjekke ut en av disse bøkene: